Die Online-Beratung der Caritas

Newsletter #17

Ausgabe 2/2022

Inhalt

1. Neues Erscheinungsbild „Profil“
2. Zwei Faktor Authentifizierung
3. Sprachen
4. Direktlinks
5. Video-Call (Probebetrieb)
6. 1:1 Chat für nicht registrierte Ratsuchende (Probebetrieb)
7. Löschfunktion
8. Statistik Beratungsstellen 2021
9. Schulungen

Neues Erscheinungsbild „Profil“

Aufgrund der neuen Funktionen, die Ihnen als Berater_in zur Verfügung stehen, wurde es erforderlich, den Menüpunkt „Profil“ neu und übersichtlich zu gestalten. Es gibt dann die drei Bereiche „Allgemeines“, „Meine Aktivitäten“ und „Sicherheit“

Hier geht’s zum neuen Erscheinungsbild

Zwei Faktor Authentifizierung

Um die Sicherheit der Plattform zu erhöhen, wurde eine sogenannte Zwei Faktor Authentifizierung (2FA) eingebaut.

Bisher ist es so, dass Sie zum Einloggen Ihren Benutzername/E-Mail-Adresse und ein Passwort benötigen. Ab sofort kommt ein zweiter Faktor hinzu, so wie Sie es auch schon von anderen Anwendungen, bspw. vom Online-Banking her kennen. Diesen zweiten Faktor für die Anmeldung können Sie sich über eine App auf Ihr Smartphone oder per E-Mail an Ihre hinterlegte E-Mail Adresse schicken lassen. Standardmäßig sollten Sie die 2FA über die App nutzen, das ist die beste und sicherste Variante. Wenn Sie sich einloggen, werden Sie gefragt, ob Sie Ihren Account absichern möchten. Sie haben dann die Möglichkeit, „absichern“ zu klicken, dann wird die 2FA aktiviert und Sie müssen auswählen, ob diese per App oder E-Mail geschehen soll. Wenn Sie „später absichern“ anklicken, werden Sie beim nächsten Login wieder daran erinnert. Es besteht immer die Möglichkeit, über „Profil“ die 2FA zu aktivieren. Eine Schritt für Schritt Anleitung finden Sie hier

Die 2FA ist momentan noch optional sowohl für Berater_innen wie Ratsuchende, wird aber für Berater_innen verpflichtend ab dem 1. Mai 2022!

Sprachen

Das Thema Mehrsprachigkeit stand schon lange Zeit ganz oben auf der Prioritätenliste. Jetzt gibt es in diesem Zusammenhang neue Funktionen. In Ihrem „Profil“ können Sie aus 163 Sprachen diejenigen auswählen, in denen Sie Beratung anbieten können. 

Näheres dazu finden Sie hier

Direktlinks

In Ihrem „Profil“ besteht die Möglichkeit, dass Sie sich Direktlinks ausgeben lassen können. Das ist einmal der Direktlink zu der oder den Beratungsstellen, bei denen Sie als Berater_in angelegt sind. Darüber hinaus gibt es den „Kontakt-Link“. Das ist ein Link, der direkt zu Ihnen als Berater_in führt, sozusagen Ihr individueller Direktlink, den Sie bspw. auf Ihre Visitenkarten drucken oder Ratsuchenden, die in der Face-to-Face-Beratung bei Ihnen waren, mitgeben können.

Hinweis: Nutzt ein Ratsuchender den Kontakt-Link bei seiner Registrierung, bekommen alle Beratenden einer Teamberatungsstelle eine Info E-Mail, wie es auch jetzt schon der Fall ist, wenn die Kolleg_in eine Nachricht ihres Ratsuchenden bekommt.

Video-Call (Probebetrieb)

Der Video-Call steht im momentanen Probebetrieb den Fachbereichen Katholische Schwangerschaftsberatung, Schuldnerberatung und der Aus-, Fort- und Weiterwanderungsberatung (Raphaelswerk) zur Verfügung. In diesem Probebetrieb mussten wir feststellen, dass nicht unter allen Umständen (die Konfiguration der EDV vor Ort spielt hier eine große Rolle) der Video-Call aufgebaut werden konnte. Wir haben mehrere Softwareupdates vorgenommen und einen sog. Stan/Turn Server eingerichtet. Nun müsste der Video-Call zuverlässig und unabhängig von den Einstellungen vor Ort funktionieren.

Aktuell ist es so, dass nur die Browser der sog. Chromium Familie, bspw. Google Chrome oder Microsoft Edge Chromium beim Video-Call eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung unter-stützen. Mozilla Firefox kann das aktuell noch nicht. Daher werden wir in Kürze Mozilla Firefox für den Video-Call sperren, d.h. der Video-Call ist dann nur noch mit Google Chrome und Microsoft Edge Chromium nutzbar! Bitte kümmern Sie sich darum, dass ein Chromium Browser der aktuellsten Version (neuer als Version 83) auf Ihrem Endgerät verfügbar ist! Ggf. ist es erforderlich, dass Sie Ihre EDV ansprechen müssen, falls der Browser auf Ihrem Gerät nicht standardmäßig installiert ist.

Termine für Kurzschulungen zum Video-Call werden rechtzeitig im Padlet (unter „Fortbildungen“) veröffentlicht!

Technisches Anforderungsprofil für die Nutzung der Online-Beratungsplattform "Beratung und Hilfe"

1:1 Chat für nicht registrierte Ratsuchende (Probebetrieb)

Wie beim Video-Call ist auch der 1:1 Chat momentan noch im sog. Probebetrieb. Ab April 2022 steht der 1:1 Chat allen Fachbereichen zur Verfügung. Ob und in welcher Form in den jeweiligen Fachbereichen ein Chat angeboten werden soll, muss in dem jeweiligen Fachbereich geklärt werden.

Auch hier konnten wir wichtige Hinweise sammeln und partielle Verbesserungen einbauen

Löschfunktion

Um eine wichtige Anforderung des Datenschutzes zu erfüllen, können Sie als Berater_in Ratsuchende und Ihre Beratungsverläufe löschen. Es handelt sich dabei um eine manuelle Löschfunktion, d.h. Sie klicken den Ratsuchenden an und löschen diesen. In diesem Zusammenhang ist unbedingt zu beachten.

• Die Löschung wird nach einer Sicherheitsabfrage „Wollen Sie wirklich löschen? Sofort ausgeführt und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!

• Sie als Berater_in sind für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verantwortlich.

Wie löschen Sie einen Ratsuchenden? Unter „Meine Nachrichten“ klicken Sie den gewünschten Ratsuchenden an. Rechts oben auf Höhe des Namens des Ratsuchenden haben Sie drei Punkte. Auf diese klicken Sie bitte und wählen dann die Funktion „Ratsuchender löschen“ aus. Danach erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie diese bestätigt haben, wird der Ratsuchende mit seinem Account, dem Beratungsverlauf und evtl. ausgetauschter Dokumente vollständig und unwiderruflich gelöscht.

Statistik Beratungsstellen 2021

Wenn Sie eine Statistik für 2021 für Ihre Beratungsstelle benötigen, dann können Sie diese anfordern unter: online-beratung@caritas.de Sie erhalten von uns dann eine Excel-Datei mit der Anzahl der Ratsuchenden, gesendeter und empfangener Nachrichten, Herkunft der Ratsuchenden nach den ersten beiden Stellen der Postleitzahl und eine Verlaufsgrafik.

Schulungen

Die aktuellen Informations- und Schulungsangebote wie bspw. Kurzschulungen zum Video-Call, dem 1:1 Chat, zur Zwei-Faktor-Authentifizierung oder zu Refresh, News & Talk finden Sie immer im Padlet unter „Fortbildung“

Eine vorherige Anmeldung ist nicht erforderlich!

Die Newsletter finden Sie künftig (auch) im Padlet unter „Newsletter“